Quy định chung về Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: chủ sở hữu có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: hội đồng thành viên có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật.
Đối với công ty cổ phần: Hội đồng quản trị có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật.
Thời hạn đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Thông tin về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một trong những nội dung chính trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi doanh nghiệp có thay đổi về người đại diện theo pháp luật thì phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thời hạn thực hiện là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Trường hợp đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài thì doanh nghiệp thực hiện trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Câu hỏi đặt ra là, thời điểm xác định doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật là khi nào? Là thời điểm quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới có hiệu lực hay thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới? Ai là người chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp kể từ thời điểm người đại diện cũ bị miễn nhiệm cho đến khi cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết hồ sơ, người đại diện theo pháp luật cũ hay người mới được bổ nhiệm?
Thực tiễn xét xử
Thực tiễn xét xử cũng chưa có sự thống nhất giữa Viện Kiểm sát và Tòa án về vấn đề này. Hiện nay có hai quan điểm:
Quan điểm thứ nhất cho rằng: Thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là thời điểm quyết định miễn nhiệm người đại diện pháp luật cũ, bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp có hiệu lực và đảm bảo đúng trình tự, thủ tục theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Đây là quan điểm của Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao tại Hà Nội khi giải quyết tranh chấp hoạt động trong công ty. Tại Bản án số 18/2022/KDTM-PT ngày 31/08/2022 của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội, đại diện Viện Kiểm sát nêu quan điểm: “Khi phát hiện ông B.T.T., Giám đốc Công ty C. có vi phạm trong việc ký kết hợp đồng hợp tác kinh doanh, Bà L.T.L., Chủ tịch HĐQT đồng thời là cổ đông đại diện cho 55% cổ phần của Công ty C. đã triệu tập họp Hội đồng quản trị nhưng ông T. và ông P.V.D. là 02 thành viên Hội đồng quản trị còn lại không hợp tác. Bà L đã triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường vào các ngày 20/4/2018, 09/6/2018 và 17/7/2018. Trong tài liệu gửi kèm các thông báo mời họp đều có nội dung tờ trình về việc miễn nhiệm chức danh Giám đốc Công ty đối với ông B.T.T. Các cuộc họp triệu tập ngày 20/4/2018 và 09/6/2018 không tổ chức được do ông T. và ông D. vắng mặt. Tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông ngày 17/7/2018, ông T. và ông D. vẫn vắng mặt, tuy nhiên đã đủ điều kiện họp theo quy định của pháp luật. Bà L. (cổ đông chiếm 55% cổ phần Công ty) biểu quyết thông qua Tờ trình miễn nhiệm chức danh Giám đốc đối với ông T. là phù hợp với quy định của Luật doanh nghiệp và điểm a khoản 3 Điều 20, khoản 2 Điều 25 Điều lệ Công ty. Như vậy, Quyết định số 07/2019/QĐ-CT ngày 30/12/2019 về việc xử lý kỷ luật, miễn nhiệm chức danh Giám đốc Công ty C. đối với ông B.T.T. do bà L., Chủ tịch HĐQT Công ty ký là phù hợp với Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông. Do ông T. đã rút yêu cầu phản tố không đề nghị hủy Quyết định miễn nhiệm số 07 nêu trên, cũng như không đề nghị xem xét lại Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về việc miễn nhiệm ông nên quyết định này không bị thu hồi, hủy bỏ, có hiệu lực thi hành”.
Quan điểm thứ hai cho rằng: Thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được xác định là khi hoàn thành thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Mặc dù doanh nghiệp có thể có quyết định nội bộ về việc bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới, nhưng về mặt pháp lý, sự thay đổi này chỉ có hiệu lực khi đã được cập nhật và chấp nhận bởi cơ quan đăng ký kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng thông tin về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được công khai và chính thức trên hệ thống đăng ký kinh doanh.
Đây cũng là quan điểm của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội khi giải quyết vụ việc trên. Theo đó, Hội đồng xét xử Tòa án nhân dân cấp cao nhận định: “Tại Điều 18 Điều lệ Công ty C. quy định Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Tại điểm i khoản 2 Điều 149 Luật Doanh nghiệp và điểm h khoản 2 Điều 30 Điều lệ Công ty C. quy định việc miễn nhiệm Giám đốc Công ty thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị. Tại điểm c khoản 3 Điều 152 Luật Doanh nghiệp và điểm c khoản 2 Điều 33 Điều lệ Công ty thì Chủ tịch HĐQT có thẩm quyền “Tổ chức thông qua Quyết định của Hội đồng quản trị”. Như vậy, chỉ có Hội đồng quản trị Công ty C. sau khi thông qua cuộc họp hội đồng quản trị hợp lệ mới có thẩm quyền miễn nhiệm chức danh Giám đốc – người đại diện theo pháp luật của ông B.T.T.
Căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 153 Luật Doanh nghiệp và khoản 8 Điều 34 Điều lệ Công ty thì chưa có đủ điều kiện để tiến hành họp hội đồng quản trị nhưng bà L.T.L. với tư cách là Chủ tịch HĐQT Công ty C. đã ra Quyết định số 07/2019/QĐ-CT ngày 30/12/2019 về việc xử lý kỷ luật “Miễn nhiệm” người đại diện theo pháp luật của Công ty C. đối với ông B.T.T. là không T.ân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của Công ty C. Mặt khác, Công ty C. chưa hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp, vì vậy về mặt pháp lý thì ông B.T.T. hiện vẫn đang giữ chức danh Giám đốc – người đại diện theo pháp luật của công ty, là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của công ty theo quy định của pháp luật”.
Theo nhận định như trên của TAND cấp cao tại Hà Nội có thể hiểu, kể cả trong trường hợp Công ty C. thực hiện thủ tục miễn nhiệm ông B.T.T. đúng quy định pháp luật và Điều lệ Công ty nhưng chưa hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật thì ông B.T.T. vẫn là người đại diện theo pháp luật của Công ty C..
Quan điểm của nhóm tác giả và thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp: Nhóm tác giả cho rằng, nếu thực hiện riêng biệt theo một trong hai quan điểm nêu trên thì đều có thể mang lại khó khăn cho doanh nghiệp.
Đối với quan điểm thứ nhất, sẽ là hợp lý khi xác định thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật là thời điểm quyết định miễn nhiệm người cũ, bổ nhiệm người mới có hiệu lực. Bởi, xét về thẩm quyền, thì cơ quan/chủ thể nội bộ doanh nghiệp có quyền miễn nhiệm, bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật. Kể từ thời điểm được bổ nhiệm theo đúng trình tự, thủ tục quy định, người đại diện theo pháp luật mới sẽ là người phụ trách và chịu trách nhiệm về các hoạt động của doanh nghiệp. Người bị miễn nhiệm đương nhiên không có thẩm quyền ký kết, thực hiện các giao dịch của doanh nghiệp kể từ thời điểm bị miễn nhiệm. Tuy nhiên, thông tin của người đại diện theo pháp luật mới chưa được cập nhật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nên khi những người này làm việc với đối tác, giao kết hợp đồng thì không đủ cơ sở pháp lý để xác định vai trò của họ. Thực tế cho thấy, khi thực hiện giao dịch với đối tác bên ngoài thì doanh nghiệp đều phải đợi đến khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Do vậy, người đại diện theo pháp luật mới chỉ thực hiện các thẩm quyền theo quy định liên quan đến các thủ tục nội bộ công ty.
Đối với quan điểm thứ hai, sẽ là hợp lý khi xác định thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật là thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Bởi, dù doanh nghiệp đã có quyết định miễn nhiệm, bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật nhưng đó mới chỉ là điều kiện cần, còn điều kiện đủ là phải hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, về nguyên tắc, người bị miễn nhiệm sẽ chấm dứt các quyền và nghĩa vụ kể từ thời điểm quyết định miễn nhiệm có hiệu lực, mà pháp luật không quy định quyết định này phải được sự chấp thuận của cơ quan đăng ký kinh doanh. Do đó, khó có cơ sở để yêu cầu người bị miễn nhiệm phải tiếp tục chịu trách nhiệm hoặc “gia hạn” thẩm quyền của họ trong thời hạn thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Chưa kể, thời hạn để doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh là 10 ngày, thời hạn cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp phải sửa đổi bổ sung thì thời hạn sẽ kéo dài cho đến khi doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Như vậy, sẽ là không công bằng khi người đại diện theo pháp luật cũ đã bị miễn nhiệm nhưng vẫn bị ràng buộc trách nhiệm với doanh nghiệp trong thời gian hoàn tất thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Và nếu cho rằng người đại diện theo pháp luật cũ chỉ được giải phóng trách nhiệm tại thời điểm được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới vậy thì quyền tự quyết, tự chủ của doanh nghiệp (trong phạm vi pháp luật cho phép) liệu có còn được đảm bảo? Và trong trường hợp những người này không hợp tác gây ra gián đoạn hoạt động cho doanh nghiệp thì ai là người chịu trách nhiệm?
Để giải quyết những vướng mắc này, doanh nghiệp thường chọn giải pháp tình thế là thỏa thuận với người đại diện theo pháp luật cũ tiếp tục đảm nhiệm công việc trong thời gian thực hiện thủ tục thay đổi. Tuy nhiên, nếu như người này không hợp tác thì doanh nghiệp cũng không có lý do để ràng buộc trách nhiệm của họ. Một giải pháp khác cũng được doanh nghiệp áp dụng là ghi thời điểm có hiệu lực của quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới, miễn nhiệm người cũ trùng với thời điểm cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo chấp thuận hồ sơ. Giải pháp này được xem là hợp lý và đáp ứng được các hoạt động vận hành mang tính nội bộ cũng như yêu cầu của bên thứ ba mà vẫn phù hợp với quy định của pháp luật. Luật Doanh nghiệp quy định doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. “Ngày có thay đổi” trong trường hợp này được hiểu là ngày doanh nghiệp đã có chủ trương, quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật chứ không yêu cầu phải là ngày quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm có hiệu lực. Tuy nhiên, khi áp dụng giải pháp này, doanh nghiệp phải đảm bảo hồ sơ liên quan không có bất kỳ sai sót nào trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Kiến nghị
Để đảm bảo hoàn thiện quy định của pháp luật và tạo hành lang pháp lý thống nhất cho doanh nghiệp, nhóm tác giả cho rằng cần bổ sung quy định về việc xác định thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là khi đã hoàn thành thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong thời gian doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh, người đại diện theo pháp luật cũ vẫn chịu trách nhiệm về các hoạt động của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Xem thêm: Vướng mắc trong việc xác định thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Phụ trách:
Huỳnh Thanh Tâm - Nguyễn Thị Hoàn | Luật sư, Quản tài viên - Công ty hợp danh Quản lý và Thanh lý tài sản QTV Việt Nam.
Cùng với
Trần Thị Thu Huyền | Trưởng Ban Pháp chế Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Tổng hợp Dầu khí
